Fonden af 1844 · Fonden af Hammerum Herreds Brandkasse for Løsøre

Privatlivspolitik

1. Generelt

1.1

Denne privatlivspolitik ("politik") er gældende for samtlige af de oplysninger, som du giver til os i forbindelse med dine ansøgninger til fonden. I politikken kan du læse mere om, hvordan vi håndterer dine oplysninger, og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i politikken, som du ikke kan acceptere. På www.fondenaf1844.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af politikken.

2. Datanasvarlig

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

FONDEN AF HAMMERUM HERREDS BRANDKASSE FOR LØSØRE SIDEN 1844
(Fonden af 1844)
Sønder Lindbjerg 10, Gjellerup
7400 Herning
Tlf. 61 71 64 01
Mail: fondenaf1844@gmail.com
CVR nr. 35 52 42 31
(Herefter "organisationen")

2.1

Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, samt om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering og Databeskyttelsesloven ("L 68, Lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger).

2.2

Alle spørgsmål vedrørende nærværende politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse, skal i første omgang rettes til Jan Lundorff på tlf.: 61 62 87 86 eller på fondenaf1844@gmail.com.dk

3. Definitioner

3.1

Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber: Personoplysninger: Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.

Dataansvarlig: Den fysiske eller juridiske person, offentlig myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af personoplysninger.

Databehandler: Den fysiske eller juridiske person, offentlig myndighed, institution eller et andet organ, der behandler personoplysninger på den dataansvarliges vegne.

Behandling: Enhver aktivitet eller række af aktiviteter, som involverer brug af personoplysninger, f.eks. indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for organisationen.

Særlige kategorier af personoplysninger: Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).

Persondataforordningen: Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.

Databeskyttelsesloven: Den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af L 68, lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger.

4. Formål med behandlingen af dine personoplysninger

Afhængig af om du er ansøger hos os, eller måske blot er bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som fond. Dette gælder ved håndtering af dine eventuelle ansøgninger. Det kan også være i forbindelse med vores markedsføring over for dig.

5. De personoplysninger, som vi behandler om dig

5.1

Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:

5.1.1

Når du ansøger hos os, indsamler vi følgende almindelige personoplysninger samt relevante ansøgninsimformationer fra dig:

fulde navn, adresse, postnummer, by, telefonnummer, e-mailadresse, organisation og cvr-nummer, oplysninger omkring det projekt, der ansøges til herunder vedhæftede bilag og registreringsnummer og kontonummer til evt. udbetalinger, hvis ansøgningen kommer i betragtning til udlodning af fondsmidler.

6. Cookies

6.1

Hjemmesiden anvender session cookies i forbindelse med funktionaliteter. En session cookie (JSESSIONID) indeholder ingen personlige oplysninger. Cookien registrer begyndelsen af en bruger session og fjernes igen når bruger sessionen afsluttes og gemmes således ikke på din computer. Denne cookie er nødvendig for at hjemmesiden den virker korrekt.

Hjemmesiden anvender cookies i forbindelse med din accept af brugen af cookies på denne hjemmeside. Disse cookies er nødvendige for at hjemmesiden den virker korrekt.

Dit cookie-samtykke kan fjernes ved at slette de nævnte cookies for www.fondenaf1844.dk i din browsers indstillinger.

7. Sådan behandler vi dine personoplysninger

Er du ansøger hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

- Kunne administrere og behandle din ansøgning

- Kunne sende dig nødvendig information om din ansøgning

- Kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov

8. Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag?)

8.1

Når du ansøger hos os eller indgår anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du f.eks. har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

8.2

I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan f.eks. være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indberetninger til SKAT. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, og det er derfor grundlaget for vores behandling af oplysninger om dit CPR-nr.

9. Deling af dine personoplysninger

9.1

Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os f.eks. med udførelsen af din ansøgning, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting, mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører, vores tekniske support og vores bank.

9.2

I tillæg til ovenstående, så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, f.eks. som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder, som f.eks. SKAT.

10. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

10.1

Vi opbevarer dine personoplysninger efter nedenstående regler:

Er du ansøger hos os, og kommer din ansøgning i betragtning til udlodning af fondsmidler, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 10 år fra ansøgningens tildeling. Her efter vil disse blive anonymiseret.

Fonden af 1844 gemmer alle ansøgninger der ikke kommer i betragtning til udlodning af fondsmidler i op til 10 år fra ansøgningens afslag. Her efter vil disse blive slettet.

Hvis du kontakter fonden per mail, gemmer vi din henvendelse i op til 1 år efter, at sagen er afsluttet.

10.2

Er du ansøger hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 10 år fra ansøgningens afgivelse.

10.3

Hvis du kontakter fonden per mail, gemmer vi din henvendelse i op til 1 år efter, at sagen er afsluttet.

11. Dine rettigheder

11.1 Indsigt

11.1.1

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt. 2.2) kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

11.1.2

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi af en eller anden grund ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

11.2 Begrænsning af behandling

Du har – under særlige omstændigheder - ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

11.3 Dataportabilitet

11.3.1

Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.

11.4 Indsigelsesret

Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

11.5 Tilbagekaldelse af samtykke

11.5.1

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

11.1.6

Du kan skrive til fondenaf1844@gmail.com for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder.

11.7

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde. Det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

12. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

12.1

Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan tage imod din ansøgning.

13. Sikkerhed

I fonden er vores behandling af personoplysninger underlagt vores IT-og sikkerhedspolitik. Vores IT- og sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, der opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau

14. Klage til tilsynsmyndighed

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 33 19 32 00, e-mail: dt@datatilsynet.dk

15. Opdatering af denne politik

15.1

Fonden af 1844 er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

Denne politik er seneste opdateret 31. august 2023.

Persondataforordning (GDPR)

Privatlivspolitik